Sind Applikation Tracking Systeme hilfreich oder hinderlich für eine erfolgreiche Einstellung?

Bewerbungsverfolgungssysteme (Application Tracking Systems, ATS) werden heutzutage häufig von Unternehmen und Personalberatern eingesetzt, um ihren Einstellungsprozess zu vereinfachen. Im Internet finden sich zahlreiche Kontroversen, aber auch viel Lob über das System und seine Erfolgsquote. Mit diesem System können Personalberater den Überblick über die Bewerber während des gesamten Einstellungsverfahrens behalten, während das System automatisierte Verwaltungsaufgaben erledigt. Das bedeutet, dass das Scannen und Sichten von Lebensläufen von einem System und nicht vom Recruiter selbst übernommen wird. Man kann sich vorstellen, dass dies eine gewisse Kontroverse auslöst, da Ihre Fähigkeiten und Lebensläufe von der Technologie (die Raum für Fehler bietet) und nicht von Menschen geprüft und beurteilt werden.

Bevor wir die positiven und negativen Aspekte von ATS ermitteln und feststellen, ob sie für die Einstellungsprozesse von Unternehmen eher nützlich oder schädlich sind, wollen wir verstehen, wie sie funktionieren.

4 grundlegende Schritte, um zu verstehen, wie ein ATS funktioniert:

1. Ein Suchauftrag wird in das ATS eingegeben. Dieses Stellengesuch (Lebenslauf) enthält Informationen über die Position des Bewerbers, die gewünschten Fähigkeiten, frühere Erfahrungen usw.

2. Das ATS verwendet diese Informationen, um ein Profil für den Bewerber zu erstellen

3. Wenn die Bewerber ihre Lebensläufe einreichen, sortiert und ordnet das ATS sie danach, wie gut sie dem Unternehmensprofil entsprechen.

4. Die Personalverantwortlichen ermitteln dann schnell die am besten qualifizierten Bewerber und bringen sie im Einstellungsprozess weiter.

Einige der Hauptfunktionen, mit denen ATS arbeitet:

• Resume-Parsing: Der Prozess der Extraktion von Daten aus Lebensläufen (Kontaktinformationen, beruflicher Werdegang usw.).

• Erweiterte Suche: Ermöglicht es Ihnen, Bewerber nach bestimmten Schlüsselwörtern zu filtern.

• Kandidaten Sourcing: Ermöglicht Ihnen die aktive Suche, Identifizierung und Kontaktaufnahme mit potenziellen Kandidaten.

• Erweiterte Analyse- und Berichtsfunktionen: Damit können Sie detaillierte Berichte über Stellensuchende, Einstellungstrends und andere Daten erstellen.

• Planung von Vorstellungsgesprächen: Durch die Automatisierung von Vorstellungsgesprächen müssen Sie keine Zeit mit dem Verschieben von Terminen, dem Versenden von Erinnerungen oder der Koordinierung mehrerer Kalender verschwenden.

• Automatisierung auf der Grundlage bestimmter Ereignisse und Bedingungen: Das ATS wird nur dann in Gang gesetzt, wenn ein bestimmtes Szenario eintritt

Alles in allem scheint ein ATS für Personalberater zu schön, um wahr zu sein. Eine Studie der Harvard Business Review ergab jedoch, dass 88 Prozent der Personalberater der Meinung waren, dass qualifizierte Bewerber von einem ATS ignoriert wurden, weil sie nicht genau den Kriterien der Stellenbeschreibung entsprachen. Dies wirft die Frage auf, ob ATS effizienter sind oder ob traditionelle Methoden der Personalvermittlung erfolgversprechendere Ergebnisse liefern. Um dies zu analysieren, werden wir die Vor- und Nachteile von ATS auflisten und ein Urteil über die folgenden Aussagen fällen.

Vorteile

1. Rationalisierung des Einstellungsprozesses

ATS-Software ermöglicht es Ihnen, verschiedene Aufgaben des Einstellungsprozesses zu automatisieren, wodurch Sie viel Zeit sparen und Ihr Personal für andere wichtige Aufgaben freisetzen können. Das Einstellen in mehrere Stellenbörsen, das Verfolgen von Bewerbungen, die individuelle Benachrichtigung von Bewerbern und die Planung von Vorstellungsgesprächen können automatisiert werden. Das verkürzt nicht nur die Zeit, die für all diese Aufgaben benötigt wird, sondern erhöht auch die Gesamtqualität durch Standardisierung.

2. Scannen von Lebensläufen und CV

Da Personalvermittler bis zu Hunderte von Lebensläufen pro Stelle prüfen müssen, kann schon das bloße Scannen viel Zeit in Anspruch nehmen. Mit Hilfe von ATS-Software können Bewerbungen gesichtet und Bewerber anhand von Schlüsselwörtern und Suchbegriffen für die jeweilige Stelle herausgefiltert werden. Die Anzahl der Lebensläufe, die ein Personalverantwortlicher durchsehen muss, ist daher wesentlich geringer, sodass mehr Zeit für höherwertige Aufgaben des Unternehmens zur Verfügung steht.

3. Beschleunigung des Rekrutierungszyklus

Da die Informationen der Bewerber auf einer einzigen Plattform zentralisiert sind, haben die Personalverantwortlichen Zugang zu organisierten Informationen, die es ihnen ermöglichen, die Bewerber einfacher und schneller zu prüfen und zu vergleichen, was zu niedrigeren Kosten pro Einstellung führt. Die gesamte Kommunikation, einschließlich Notizen, Bewertungen von Interviewern, Fällen und mehr, kann an einem Ort gespeichert und eingesehen werden, was den Bewertungsprozess vereinfacht und beschleunigt.

4. Reduzierung unbewusster Voreingenommenheit

Da ATS automatisiert ist und auf der Grundlage von Informationen und Daten und nicht nach menschlichem Ermessen arbeitet, wird die unbewusste Voreingenommenheit zu Beginn des Einstellungsprozesses deutlich reduziert. Dies ermöglicht es, dass Personen nicht aufgrund ihres Aussehens oder anderer externer Faktoren beurteilt werden, sondern dass ihre Fähigkeiten und Vorzüge stärker in den Vordergrund rücken.

5. Verbessern Sie die Berichterstattung und Compliance

Halten Sie das Management auf dem Laufenden über die Kandidatenpipelines für jede Stelle und die Effektivität der verschiedenen Stellenbörsen. Einfaches Erfassen, Verfolgen und Melden freiwilliger EEO-Daten unter Einhaltung der EEO/OFCCP-Richtlinien.

Nachteile

1. Arbeitssuchende mögen sie nicht

Studien haben ergeben, dass 75 % der Kunden ATS verwenden und 94 % sagen, dass sie den Einstellungsprozess verbessern. Dies steht jedoch in krassem Gegensatz zu dem, was die Bewerber sagen. Sie beschreiben diese Art des Einstellungsverfahrens als frustrierend und voller Fehler und Pannen. Hinzu kommt das Argument, dass sie nicht sicher sind, ob ihre Bewerbung jemals von einem Menschen geprüft wird. Außerdem muss der Bewerber bei den meisten ATS ein neues Konto im System anlegen, seinen Lebenslauf und sein Anschreiben hochladen und dann noch umfangreiche Fragebögen ausfüllen, in denen genau die gleichen Informationen abgefragt werden wie im Lebenslauf. Alles in allem erweist sich die Benutzerfreundlichkeit als mangelhaft und hilft nur dem Kunden.

2. Zusätzliche Kosten

Der jährliche Preis für die Einrichtung eines ATS wird nicht so transparent dargestellt, wie er sein könnte. Einige andere Kosten, die die meisten ATS-Anbieter mit einbeziehen und die sie Ihnen nicht mitteilen, sind:

• Implementierungszeit und -kosten

• Die Integration mit anderen Systemen, die bereits in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, ist zeit- und ressourcenaufwendig.

• Personalberater und das obere Management müssen ihre Arbeitsabläufe ändern, um sich auf die neuen Systeme einzustellen. Dies wird oft nicht leicht akzeptiert und bringt eine Menge Herausforderungen mit sich.

3. Möglichkeit des Herausfilterns optimaler Kandidaten

Bewerberverfolgungssysteme verwenden optische Zeichenerkennung (OCR), um Dokumente wie Lebensläufe und Anschreiben zu „lesen“. Diese Systeme versagen oft, ohne dass Sie darüber informiert werden. Und wenn sie funktionieren, suchen sie nach vorgefertigten Lebensläufen, die am ehesten dem Wortlaut Ihrer Stellenbeschreibung entsprechen. Daher sind Hochschulabsolventen, Borderline-Kandidaten, Quereinsteiger und sogar Menschen, die einfach kein gutes Lebenslauf-SEO praktiziert haben, im Nachteil. Dadurch werden sehr qualifizierte Personen zurückgelassen, und der Verlust dieser Bewerber kann die positiven Auswirkungen dieser Funktion eines ATS sehr wohl aufwiegen.

4. Anfällig für Manipulationen

Es ist bekannt, dass ein ATS, wie jedes andere Instrument auch, anfällig für Manipulationen ist. Bewerber, die sich mit der Filtertechnologie der Applicant Tracking Systems auskennen, können diese missbrauchen und das Einstellungsverfahren ausnutzen. Unabhängig davon, ob der Bewerber qualifiziert ist oder nicht, kann er/sie einfach einen Lebenslauf mit den richtigen Schlüsselwörtern füllen, um ausgewählt zu werden. Eine solche Manipulation des ATS kann für Unternehmen und verdiente Bewerber äußerst nachteilig sein.

5. Verwendung von Schlüsselwörtern

Bewerber können abgelehnt werden, nur weil sie in ihrem Lebenslauf/ihrer Bewerbung nicht den richtigen Wortlaut verwenden oder das bevorzugte Branchen-Schlüsselwort nicht in ihre Erfahrungsbeschreibung aufgenommen haben.

Fazit

ATS können das oft mühsame Verfahren der Personaleinstellung überschaubarer und effizienter machen. Auch wenn potenzielle Bewerber gelegentlich ein gewisses Unbehagen gegenüber dem automatisierten Prozess empfinden, können Applicant Tracking Systems den Kunden, die gelernt haben, mit dem automatisierten System umzugehen, den Prozess erleichtern. Wie bei vielen technologiebasierten Systemen kann es natürlich zu Fehlern kommen, wenn das menschliche Urteilsvermögen ausgeschaltet wird und komplexe Entscheidungen mechanisch getroffen werden.

Die Entscheidung, ob ein ATS eingeführt werden soll, hängt von den spezifischen Bedürfnissen, Wünschen und Anforderungen des Unternehmens ab. Wenn das Unternehmen beispielsweise regelmäßig Hunderte von Bewerbern hat, kann die Einführung eines ATS sinnvoll sein. Stellt ein Unternehmen jedoch in Zeiten des Fachkräftemangels ein oder möchte es bei der Einstellung der besten Talente auf Details achten, dann ist ein ATS nicht zu empfehlen. Darüber hinaus ist die Liebe zum Detail von entscheidender Bedeutung, wofür ATS programmiert sind, aber die Einbeziehung der menschlichen Emotionen und des Urteilsvermögens bei der Einstellung ist immer noch ein wichtiger Aspekt bei der Interaktion mit Bewerbern und Kunden.

----------------------------------------------------------------

Wenn Sie derzeit auf der Suche nach einer neuen Stelle sind und nicht von einem ATS herausgefiltert werden möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf und sprechen Sie direkt mit einem unserer Recruiter. Besuchen Sie auch unsere Blog-Seite mit weiteren Themen zu Personalbeschaffung, IT, integrative Infrastruktur und mehr.